2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Топ-5 систем управления задачами

Топ-5 систем управления задачами

В этой небольшой заметке я хочу дать обзор таск-менеджеров, по-русски именуемых как системы управления задачами. Заметка подготовлена для обычных людей, не имеющих отношения к айтишной сфере или к управлению проектами. Поэтому в обзор не войдут такие системы управления задачами, как JIRA или Redmine. Оставим их на растерзание айтишникам.

Здесь же я рассмотрю такие таск-менеджеры (менеджеры задач), которые пригодятся для того, чтобы заменить привычные бумажные ежедневники на более продвинутые электронные. Хотя не стоит сразу отметать ежедневники. Я, например, до сих пор пользуюсь именно ежедневником для списка конкретных задач на день. А общий список на год, на месяц, на неделю держу в электронном to-do-менеджере.

Все системы управления задачами я испробовал сам на собственном опыте, поэтому данная заметка отражает мое личное видение использования этих систем.

Гид по менеджерам задач: помогаем найти подходящее приложение

Человек способен одновременно удерживать в памяти от 4 до 7 объектов, а эффективное выполнение дел возможно только в однозадачном режиме. Если вы не справляетесь со всеми делами и мечтаете о личном помощнике, напоминающем вам о делах, то возможно, вам стоит задуматься об установке менеджера задач. Результаты исследования, проведенного испытательной лабораторией Роскачества, помогут вам не затеряться в огромных количествах приложений и выбрать наиболее подходящее. Эксперты испытательной лаборатории Роскачества определили основные требования к менеджерам задач и подготовили небольшой путеводитель по ним.

Распознавание даты, указанной в свободной текстовой форме

Если вы то и дело забываете даты дней рождений друзей, путаете день внесения платежа по кредиту или забываете купить молоко по дороге домой, то вам будет полезно установить приложение не только с возможностью создания задач с датой выполнения и напоминаниями, но и способное распознавать даты, указанные в свободной текстовой форме – например, «завтра», «во вторник», «на выходных», «на Рождество» и так далее. Ваши приложения: Todoist, TickTick, MyLifeOrganized 3 (iOS и Android) и LeaderTask (iOS).


Контексты и приоритеты

В случае, если у вас много разноплановых задач, удобно работать с ними, группируя по контекстам, например, по месту выполнения, уровню энергии, необходимой для выполнения задач или времени, и расставляя приоритеты. В приложениях с «контекстами» вы сможете помечать все соответствующие задачи, как требующие небольших энергетических затрат, и, когда вы чувствуете, что устали, открываете этот список и один за одним делаете простые и приятные дела, которые помогают вам отдохнуть, оставаясь продуктивным. Ваши приложения: Todoist, 2Do и Swipes (iOS и Android). Для возможности присваивать разные уровни приоритетов, которые при этом различаются визуально и по систематизации задач лучшими стали Todoist, Remember The Milk, TickTick. (для iOS и Android).

Общие списки задач и проектов

У вас большая и шумная компания друзей, вы периодически планируете совместные путешествие или же вы работаете в группе над большим проектом с коллегами? Значит вам необходимы приложения с возможностью создания общих списков задач и проектов. Подобные приложения позволяют создавать общие проекты, поручать задачи конкретному пользователю и осуществлять переписку. Ваши приложения: Todoist, TickTick, Nozde (iOS и Android).


Удобство пользования

Вы не особо дружите с техникой и для вас самое важное это простота программы– в этом случае вам подойдут приложения, которые удостоились максимального балла по критерию «удобство пользования». Эксперты оценивали данный критерий по 17 параметрам, среди которых «Простота и качество навигации», «Соответствие дизайна руководствам платформы», «Рекламные материалы», «Помощь и поддержка», «Качество русификации», «Адаптация для людей с ограниченными возможностями» и другие. При оценке простоты пользования определялось насколько легко понять при первом знакомстве с программой, как реализована функциональность приложения, а также подсчитывали минимально необходимое количество действий (кликов) для выполнения ключевых сценариев программ: быстрого добавления задач, удаления, выполнения, переносы дат и установки напоминаний и т.д. Ваши приложения: 2Do — Todo List, Sorted, Toodledo, Swipes (iOS и Android), OmniFocus 2 (iOS), Планнер Времени и Memorigi (Android).


Безопасность

Безопасность для вас превыше всего? В таком случае можете вздохнуть с облегчением, так как в процессе исследования «менеджеров задач» небезопасных приложений выявлено не было, в том числе таких, которые бы передавали пользовательские данные в незашифрованном виде. Однако следует обратить внимание, что приложения Remember The Milk и Toodledo для Android осуществляют встроенные покупки на своем сайте, что является более уязвимым, чем через магазин Google Play или App Store. Ваши приложения: 2Do — Todo List, «Ежедневник Твое Время», Sorted и Напоминания (iOS).


Кроссплатформенность и синхронизация

Если вы любитель всевозможных гаджетов и активно пользуетесь ими всеми, то для вас немало важным критерием при выборе менеджера задач будет кроссплатформенность и синхронизация. Это позволит вам открыть свои списки задач на домашнем компьютере, планшете, другом смартфоне и даже умных часах. Ваши приложения: Wunderlist, Todoist, LeaderTask, Хаос-контроль (для iOS и Android), TickTick, Swipes, Nozbe (iOS) и Google Keep (Android).

Читать еще:  Как включить вспышку при звонке на iPhone?


Привычки и статистика

Если вы покупаете абонемент в спортзал и не ходите туда или не можете заставить себя бросить вредную привычку, значит вам нужна мотивация и наглядная статистика достигнутых отличных результатов. И здесь вам будут крайне полезны приложения, получившие максимальные баллы по критериям «выработка привычек» и «графическое представление статистики». Подобные приложения позволяют отслеживать циклы непрерывного выполнения задач и тем самым способствуют выработке привычек. Корме того, они демонстрирует статистику выполненных задач в графической форме и при помощи разных цветов дают представление о балансе сфер жизненных интересов: например, показывают соотношение выполненных дел по разным сферам/областям/проектам. Это позволяет выявить перекосы в жизни и начать уделять заброшенным сферам больше внимания. Ваши приложения для выработки привычек: Планер времени, Do It Now (для Android), TickTick (для iOS и Android), Ежедневник твое время (iOS). Ваше приложение для графической статистики: Todoist (iOS и Android).

Как я работаю с Remember The Milk / Что не стоит держать в голове

Буквально вчера я написал пост о том, как сложно хранить в удобном виде информацию о задачах/событиях в сети и при этом всегда иметь возможность ее контролировать. Решение я все же нашел, и оно довольно ценное.

Remember The Milk + .

Всем хорошо известен этот сервис, но до сих пор неясно, как широко он используется и используется ли он по-полной читателями хабра. Русской документации он не имеет, поэтому я хочу вкратце на примерах рассказать, что он умеет и чему его еще можно научить.

Для начала стоит уяснить, зачем он нам вообще нужен? В своем роде это публичный календарь (или не публичный — на ваше усмотрение), который позволяет работать с ToDo-листом, различными событиями, а так же предоставляет нам напоминания с различными настройками по времени.
Проще говоря, это инструмент «блокнот + ручка» с кучей возможностей, который хранится в сети.

После регистрации мы попадаем на «главную страницу», которая выглядит примерно так:

В «ячейке 1» мы видим свой аккаунт и меню по сервису. Разберем его чуть подробнее:

Обзор — то окно, к котором мы находимся на данный момент. У нас чуть ниже представлена «ячейка 2», в которой имеются три пункта: сегодня (задачи на сегодня), завтра (задачи на завтра), просроченные (те задачи, у которых истек срок и которые не были помечены, как выполненные).
Задачи — самый важный пункт в проекте, с которым собственно и предстоит работать. Представляет собой списки задач и настройки справа от них (подробнее чуть позже).
Места — не думаю, что мне пригодится эта функция, но все же через гугл мэпс нашел и отметил места учебы и дома 🙂 Особенно полезен будет пункт для тех, кто использует RTM группой, а не индивидуально.
Контакты — что-то типа «друзья». Так же не вижу необходимости для индивидуального использования.
Настройки — имеет существенный ряд настроек, в которых приятно будет покопаться.
Помощь — тут все ясно (или же не ясно: лишь английски язык).

Задачи


Сверху нам представлены списки (Личное, Обучение etc) и пункт «Все задачи» (кстати, списки можно добавлять/удалять/редактировать в настройках).
Чуть ниже мы можем непосредственно вводить задачи.
Справа у нас информация по списку. Здесь вроде вопросов нет и все предельно ясно.

Что ж, попробуем ввести простенькую задачу и выделить ее. Теперь мы видим информацию о данной задаче: сам текст задачи; то, в каком списке она находится; сроки выполнения; настройки повторов, продолжительности; тэги и места; присутствуют ли ссылки; откладывалась ли когда-либо задача; настройки приватности. Если нам это не нужно, то можно даже и не редактировать. В противном случае нам нужно только нажать на один из пунктов и выставить нужные значения.
Сверху есть вкладка «Заметки», где мы можем добавлять какие-либо заметки по задаче, что тоже довольно удобно.

Однако если нам лень некогда каждый раз редактировать задачу или мы добавляем задачу через почту, твиттер, то тут довольно удобно было бы указывать все эти данные при введении самой задачи. Честно говоря, это один из самых приятных плюсов сервиса.
В качестве примера хочу привести такую задачу:

После нажатия на энтер мы получаем уже отредактированную задачу. Неправда ли приятно? Теперь конкретно по свойствам задачи:

  • для указания даты и времени мы должны ввести число (с временем или без), либо день недели (например friday), today (можно просто tod) или tomorrow (можно tom);
  • для указания повтора мы вводим «звездочку» (*) и само значение: month, week, 2 day etc. То бишь промежуток, через который задача повторяется;
  • для указания места используется «собака» (@);
  • для указания названия списка или тэга используется «решетка» (#);
  • для указания приоритета (от 1го до 3ех) используется «восклицательный знак» (!);
  • для указания продолжительности задачи знак «равно» (=).

Все эти функции доступны как в обычной веб-версии, так и в мобильной веб-версии. Но если мы находимся вдалеке от ПК и нас не устраивает мобильная версия, то тут на помощь приходит твиттер.

Нам требуется связать RTM и твиттер. Делается это тут, после чего мы можем «командовать» сервисом через DM-твиты. Имеются специальные команды (не только для твиттера: так же подходят и для почты, и для других соседских сервисов), основные мы сейчас разберем (! внимание: вместо точек вводятся соответствующий текст):

  • d rtm .. используется всяческий раз перед добавлением задачи;
  • !c .. — завершить задачу;
  • !p .. — отложить задачу;
  • @username .. — отправляет сообщение другому пользователю RTM (тестировать не доводилось);
  • !tod — список задач на сегодня (аналогично работает !tom);
  • !gd .. — список задач на дату (день недели);
  • !gl .. — список задач в данном листе (аналогично работает !gt — с данным тэгом; !go — в данном месте).
Читать еще:  Подарите своему гаджету персонализированный фон от Canva!

Оповещение в твиттере тоже радует глаз, поэтому совместная работа данных сервисов вполне удобна.

Настройки

В настройках мы можем редактировать списки (как уже говорилось ранее), управлять местами, тэгами, но самое интересное, это, наверное, «Напоминания». В самом низу мы можем добавлять различные im-сервисы, твиттер, e-mail (в платной версии вроде бы так же доступно напоминание по смс).
На вкладке «Информация» нам нужно забрать e-mail адрес для отправки задач через мыло (с телефона или пк — разницы нет) по такому же принципу, как была рассмотрена отправка через твиттер.

… + Google Calendar

Одна из причин, по которой я синхронизирую гугл календарь и RTM, является напоминание по смс. Да-да, они бесплатны. Высылаются они непосредственно за 10 минут до установленного срока (опять же это на данный момент не тестировалось, но работает именно так). Есть напоминание и по e-mail. Проснувшись утром у вас на почте уже лежит список задач на день (главное поставить галочку).
Связать Google Calendar и RTM можно здесь. Потом следуем в настройки календаря гугла и там в списке календарей выбираем «Уведомления» напротив календаря «Remember The Milk». Дальше добавляем напоминание и выбираем «СМС». В самом низу находится та самая галочка, которая позволяет каждый день высылать список задач на e-mail.
Прошу не забыть настроить телефон для получения уведомлений (с этим проблем быть не должно).

———
Ну вот, вроде бы, и все. Если будут вопросы или дополнения → в комментарии.

UPD: Просьба для тех, кто минусует, отписываться, что именно не так.

Косые стратегии

Одно из моих любимых творческих занятий от одного из моих любимых художников, Брайана Ино, Oblique Strategies — отличный виджет. Я использую это все время, чтобы запустить творческий процесс. К сожалению, похоже, что CurvedSpace Software свернулось, и оригинальная версия больше не доступна. Кажется, вы все еще можете получить его из ZDNet и CNet .

Установите его несколько раз и измените покрытие карты в соответствии с вашими предпочтениями. Я живу в Коннектикуте и нахожу эти две карты полезными для предстоящей погоды. Я использую его в течение многих лет, и хотя его связь с информацией службы погоды иногда пропадает, это было чрезвычайно полезно для меня.

Виджет MAMP Control очень удобен для запуска и остановки Apache и MySQL:

Я также обнаружил, что использую NetworkStat :

Кажется немного устаревшим, но хорошо работает для отображения ваших текущих IP-адресов LAN / WAN. Конечно, отличные виджеты iStat могут отображать эту информацию, но она немного чище и ее легче читать.

Если вам нравится использовать Stickies, вы должны попробовать StickiesPlus. Это позволяет вам создать новую наклейку, просто нажав OPT + щелкнув виджет.

Я люблю использовать Twidget. Это позволит вам получить полный доступ к Twitter. Скачать здесь: http://www.gettwidget.com

Немного теории

Организация информации. Прежде всего необходимо закрыть дыры незавершенных действий. Если мы внимательно посмотрим на свое рабочее место, то, скорее всего, увидим там и сям разного рода напоминания о несделанных вещах — от стикеров на мониторе до разного рода сломанных девайсов в столе. Все это постоянно отвлекает наше внимание, не позволяя нам освободить его для более интересной деятельности. Выход — собирать абсолютно всю поступающую информацию в одном месте (inbox) и затем четко разделять ее на действия и справочную информацию.

Группировка действий по контексту. Вместо привычного нам деления действий по разного рода темам Дэвид предлагает деление в зависимости от текущего контекста. Для каких-то дел нужен компьютер и интернет, для каких-то — телефон, для каких-то — машина и т.д. Соответственно, списки действий могут называться «компьютер», «звонки», «по дороге» и т.д.). В списке «компьютер» окажутся дела, относящиеся к разным проектам. Это выглядит непривычно, но на самом деле оказывается довольно практичным, если, конечно, мы действительно хотим, чтобы все эти дела были сделаны, а не пишем «до кучи».

Критерии выбора действия в настоящий момент. В порядке важности это:

  1. Контекст (какие возможности для работы у меня сейчас есть — см. предыдущий абзац),
  2. Время (сколько есть в наличии времени),
  3. Энергия (самочувствие и работоспособность на настоящий момент),
  4. Приоритеты (что сейчас важнее).

Довольно неожиданно обнаружить приоритеты на последнем месте, но позиция Дэвида Аллена именно такова. В конечном итоге задача будет либо выполнена, либо нет. Если она не слишком важна, может быть, лучше просто ее не делать — даже высокоприоритетных задач в жизни больше, чем мы в состоянии выполнить. На мой взгляд, дело здесь в том, что приоритеты не помогают мотивации, так как обычно выбираются с использованием внешних факторов.

Определение следующего действия. Любая задача, которая состоит из нескольких шагов, является проектом. Для всякого проекта должно быть определено следующее действие. Под следующим действием подразумевается ближайшее конкретное физическое действие, необходимое для того, чтобы проект продвинулся дальше.

Естественная модель планирования. Для того, чтобы более-менее сложный проект был выполнен, необходимо планирование. Дэвид уверяет, что наиболее соответствует человеческой природе следующая модель:

  1. Определить конечную цель («зачем») и принципы работы
  2. Представить себе желаемый результат работы
  3. Сгенерировать идеи о том, как добиться этого результата
  4. Организовать работу
  5. Определить ближайшие действия

В обычной жизни люди до последнего сопротивляются планированию, пока не наступает наконец критическая ситуация. Тогда в силу вступает то, что Дэвид называет реактивной моделью планирования. В ней все происходит ровно наоборот: начинаются судорожные авральные действия, потом работу пытаются как-то организовать, потом, понимая, что не хватает идей, делают попытку их сгенерить, а когда и это не помогает, задумываются о желаемом результате, сути задачи и принципах.

Читать еще:  Samsung пишет: Downloading. Do not turn off target! Что делать?

Еженедельный обзор. Для того, чтобы в работе не возникало застоя, в конце каждой рабочей недели Дэвид рекомендует выделить время для просмотра всех списков задач, идей, целей, текущих и возможных проектов. Это — время для «большой чистки». Бывает непросто себя заставить выполнять эту работу, но это цена, которую вы платите за свое спокойствие в остальное время.

Многоуровневый обзор. Группа обзоров «10,000–50,000 ft» (Дэвид советует делать их раз в несколько месяцев) позволяет увидет свою деятельность под разными углами и с разных точек зрения. Это дает объем и цельность видения, хотя, опять-таки, требует времени.

Как я работаю с книгами

Каждая книга, которую я читаю, проходит несколько стадий процесса “работа с книгой”. В заметке “Сломай стереотип” – глазами предвзятого читателя” я уже вскользь касался этой темы. Вот основные этапы процесса работы с новой книгой:

  • читаю книгу и отмечаю в ней стикерами все, что считаю стоящим для того, чтобы потом использовать;
  • создаю цитатник в виде отдельного файла MS Word, в который попадают все отобранные цитаты – я их “набиваю” собственными руками (за исключением некоторых картинок, которые проще отсканировать);
  • пишу рецензию на книгу на сайте;
  • если книгу присылали на рецензию – то высылаю рецензию в издательство;
  • копирую рецензию на сайте ozon.ru – обязательно для книг, которые мне присылают на рецензию, и не всегда – для всех остальных книг;
  • раньше я переносил часть коротких цитат из цитатника в отдельную базу на сайте и они появлялись на главной странице сайта. Сейчас я этого не делаю.

Этап 1. Читаю книгу и отмечаю стоящие места стикерами

Вот как выглядит книга “в прочитанном состоянии”:

Слева торчат стикеры, которыми помечены “цитаты”.

Сверху – стикеры, на которых написаны идеи для “долгоиграющих идей”, которые возникают при прочтении книги. Например, когда я читал эту книгу – “Эффективное производство в России? Да!” я записал две такие идеи:

  • Статья “Бизнес на крови – что это?
  • Пример недобитого “пять почему”

Вторая из этих идей уже реализовалась в виде заметки. Первая может уже и не реализуется, но стикер останется на месте до тех пор, пока я не реализую идею, либо не приду к выводу, что идею реализовывать не стоит.

Этап 2. Создаю цитатник

Со стикерами-цитатами я прощаюсь в тот момент, когда готовлю цитатник.

После того, как все цитаты “забиты” я делаю оглавление цитатника и по нему проверяю, всё ли я внес в цитатник. Каждая строка оглавления – это отклеенный от соответствующей страницы стикер. Скажем здесь я нашел цитату со страницы 90, которую пропустил при наборе.

Всего у меня накопилось цитатников из почти 8 десятков книг:

Огромная коллекция умных мыслей, которой я иногда пользуюсь, чтобы не быть голословным в своих утверждениях. Поиск в этой коллекции не так уж и прост, если я не помню автора цитаты, но в других случаях найти что-то необходимое очень просто.

Безусловно, то, что у меня есть – далеко не самая лучшая база знаний, которую можно было бы придумать. И я даже знаю пару сотен способов, как ее улучшить. Но пока меня устраивает то, как это есть сейчас. Идеи улучшений готов выслушать, но только если у вас УЖЕ есть нечто подобное.

Этап 3. Пишу рецензию

Тут всё относительно просто. Рецензию я пишу в MS Word или сразу в заметку на сайте. Состоит она, как правило, из нескольких разделов:

  1. Что это за книга
  2. Краткий обзор содержания
  3. Мои впечатления
  4. Кому рекомендую прочесть

Все уже написанные рецензии я размещаю на сайте в отдельном разделе, который доступен через главное меню: Бережливое производство – рецензии на книги. Основное большинство книг относится к теме бережливого производства, хотя есть и несколько книг о менеджменте в целом.

Этап 4. Высылаю рецензию издателю

Тут тоже всё просто: рецензию я отправляю обычным е-мейлом, обычно с просьбой подтвердить получение, которое для меня выступает контрольной точкой – издатель получил рецензию, работа завершена.

Этап 5. Копирую рецензию на сайт ozon.ru

Не все читают мой сайт, но это не означает, что я могу нанести непопровимую пользу другим заинтересованным лицам. В частности, в формате рецензии на сайте ozon.ru.

Скажем, рецензия на книгу “Эффективное производство в России? Да!” уже размещена на сайте.

Этап 6. Переношу цитаты на сайт

Цитаты можно найти на главной странице, в правой колонке, под новостями сайтов Leanzone.ru и Leaninfo.ru.

Сейчас эта база не пополняется. Одна из причин заключается в том, что в базе цитат уже 343 цитаты, прочитать все их практически уже невозможно, а ценность ( масштабах сайта) – не очень большая.

Этап без номера

После этого я кладу проработанную книгу в стопку прочитанных книг, и выбираю из стопки ожидающих прочтения то, что мне интересно на данный текущий момент.

Прочитанные книги постепенно захватывают всё бОльшее количество полок. Но в отличие от художественной литературы (которую я коллекционировал лет десять назад) эти книги довольно регулярно кочуют с полок на рабочий стол и обратно в ходе работы над сайтом, в ходе подготовки различных мероприятий для клиентов, в ходе работы по сопровождению проектов внедрения и т.д.

Я регулярно задумываюсь над вопросом “а не пора ли перейти на электронные книги?”, но каждый раз пока прихожу к выводу, что по ряду факторов бумажная книга удобнее. Даже если цитаты из электронных книг проще копипастить: сам процесс набивания текста часто работает как включатель дополнительных ассоциативных связей и укрепляет запоминание многих цитат в моей голове.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:

Adblock
detector